Vad gör en eventdesigner (mötesdesigner)?

Det handlar inte (bara) om det visuella, som många tror. En event- eller mötesdesigner fokuserar på att först skapa ett helhetskoncept, med en bra dramaturgi och röd tråd. Sedan att fylla det med rätt typ av aktiviteter och innehåll, samt föreslå och rekrytera innehållsskapare och medverkande. Allt designas utifrån aktivitetens syfte, deltagare och uppsatta mål. Rätt designat bidrar alla delar tillsammans till att det som arrangeras ger önskade resultat. Herr Omar jobbar med evidensbaserad eventdesign™, som säkerställer en hög nivå av engagemang och inkludering. Det eftersom vägen till målen alltid går genom deltagarnas hjärna och hjärta.

Vad skiljer Herr Omar från en vanlig eventbyrå?

De flesta eventbyråer jobbar praktiskt, inte strategiskt. Det gör vi. Vi hjälper gärna till med teknik, lokaler, måltider och deltagarhantering, precis som alla andra. Men det gör vi först efter, och baserat på, att det som planeras fått ett tydligt syfte, mål, och en bra bild av de tänkta deltagarnas behov. Allt vi gör eller bidrar till fokuserar på deltagarna och vad som ska vara annorlunda när de är tillbaka i sin vardag. Vi jobbar eller guidar baklänges, från målen, tillbaka till syftet, och sedan i tydliga steg genom vår sexstegsprocess.

Vad handlar "att börja i slutet" om?

Att vi inte som många andra bokar lokaler och gör en inbjudan, innan det finns en plan för vad som ska hända och kommuniceras. Den röda tråden för arbetet börjar med varför och för vem, samt slutar i de önskade resultaten. Var, när och vad som kan leda dit kommer först i nästa steg. Det gör att varje inslag i någon grad bidrar till övergripande syften och mål, som inte kan uppnås utan att deltagarna engageras och inkluderas.

På vilket sätt påverkar psykologisk trygghet och inkludering resultaten?

Vägen till målen, också arrangörens, går alltid genom deltagarnas hjärna och hjärta. Men alla har inte samma sätt att tänka, kommunicera eller samarbeta. Det varierar bland annat efter personlighet och hjärnans funktionssätt. De aktiviteter vi planerar eller bidrar till varieras och anpassas därför efter tre deltagararketyper: visionärerna, interaktörerna och analytikerna. Exempelvis genom att låta deltagare välja mellan att lämna muntliga eller skriftliga förslag och frågor. Det ger högre psykologisk trygghet och utrymme för många fler sätt att tänka och lösa uppgifter. Arketyperna ingår i vår HOPA™-modell, Human Oriented Participation Architecture, för medveten inkludering, en del av vårt koncept evidensbaserad eventdesign™.

Hur arbetar ni med tillgänglighet för funktionsmångfald och NPF?

Det är en central del av vår medvetna inkludering och HOPA™-modell. Vi utgår alltid från att deltagare tänker, kommunicerar och bearbetar information på olika sätt, och designar därefter: med tydlig struktur och pedagogik, förutsägbarhet, möjlighet att delta och bidra på fler sätt än ett, tid och rum för återhämtning enskilt eller socialt, samt anpassningar för dem som har nedsatt syn-, hörsel- och rörelseförmåga. NPF står för neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, en erfarenhet vi har fördjupat bland annat genom uppdrag för Viggo Foundation. Målet med tillgänglighets- och inkluderingsarbetet är att många fler ska kunna, vilja och våga både delta och bidra utifrån sina unika förutsättningar och behov. Vi designar också för så många variationer som möjligt redan från start, så att ingen behöver föranmäla eller berätta om sina ofta högst personliga utmaningar.

Vilka typer av möten och event hjälper ni till med?

Från det lilla men viktiga, till det stora eller komplexa. Ofta en konferens, medarbetardag eller workshop. Återkommande också ett branschforum, seminarium eller ett webbinarium (webinar). Arbetet och ansvaret med att skapa koncept och innehåll samt planera och producera delas upp mellan oss, arrangören med vår guidning, eller vår favorit: båda tillsammans. Om deltagandet sker fysiskt, digitalt eller en hybrid av båda spelar ingen roll. Våra arbetssätt och fokus, bland annat på deltagarnas behov, engagemang och inkludering, är universella och ger hög måluppfyllnad oavsett storlek, längd eller form.

Måste man anlita er för hela projektet?

Nej, tvärtom. Vi hjälper er gärna från första behov eller idé till ett lyckat genomförande, som bekräftas i vår avslutande eventanalys. Men vi hoppar lika gärna in och bidrar eller guidar till en avgränsad del. Det kan handla om en inledande eventworkshop, att bidra till en programpunkt, göra en deltagarbehovsanalys med förslag på anpassningar, eller addera interaktiva inslag i ett redan färdigt program. Ingen del är för liten, stor eller svår, och jobbet kan alltid delas upp mellan oss, er med guidning, eller tillsammans.

Vilka enskilda delar kan ni hjälpa till med?

Till exempel att designa och facilitera workshops, föreslå och rekrytera talare eller paneldeltagare, coacha era egna, sköta deltagarhantering, göra inkluderingsanpassningar, eller addera interaktiva inslag i ett redan färdigt program. Vi tar ofta och gärna en coachande roll där arrangörens egen projektgrupp får vår guidning, hjälp med vägval och utmaningar, samt förstärkning eller avlastning med det som är svårt, tidskrävande eller kritiskt för ett tryggt genomförande utan avbrott.

Hjälper ni också till med det praktiska runt omkring?

Ja. Herr Omar är en hybrid mellan strategi-, innehålls- och produktionsbyrå. Ett uppdrag kan inkludera eller helt handla om att ge praktisk hjälp, som att hitta och boka rätt lokaler och talare, eller hantera inbjudningar och anmälningar. Vi går ofta in och tar ansvar för det tekniska, genom att se till att rätt utrustning, hjälp och personal har bokats. Som eventproducent kan vi också leda och ansvara för både det tekniska och praktiska genomförandet, inklusive alla förberedelser, exempelvis av ett detaljerat körschema som säkerställer att allt klaffar.

Vad händer om ni själva saknar en kompetens som behövs?

Det händer, och då hittar vi den i vårt nätverk av partners, underleverantörer och specialister. Där finns allt från tolkar och artister, till plattformsleverantörer, studios och videoproducenter. Vid större produktioner tar vi också in förstärkning som kan bemanna garderob, registrering eller hjälpa till med annat. Vi säkerställer alltid att de vi tar in har rätt kompetens och attityd, samt att de får den guidning och ledning som krävs för att kunna leverera minst enligt förväntan.

Kan ni fungera som vår eventfunktion?

Ja. Många organisationer har rationaliserat bort sitt konferens- eller eventstöd, men upptäcker att behoven finns kvar. Med oss får man i stället en flexibilitet, där många kostnader blir rörliga, utifrån specifika behov eller antal deltagare. Ett löpande samarbete kan handla om allt från enstaka timmars rådgivning, till att vi tar fram en övergripande strategi med tillhörande verktygslåda, eller tar rollen som intern event- eller mötesbyrå.

Kan ni coacha oss, i stället för att göra jobbet åt oss?

Absolut. Tillsammans med eller guidade av oss är våra mest uppskattade upplägg. Herr Omar är van att växla fez, mellan guidens blå och utförarens röda. Tillsammans kan handla om att vi lägger upp en projektplan, där vi för valda steg eller arbetsmomenten under processens gång skiftar mellan att leda och göra jobbet. Det kan också göras "av er guidat", där vi ger er tillgång till våra professionella verktyg som sparar tid och ökar kvaliteten, exempelvis med hjälp av guider, malldokument och checklistor. Om ni får "fnurra på tråden", kör fast eller inte hinner kan vi snabbt och smidigt hoppa in för att hjälpa er loss, eller göra jobbet åt er.

Vad är en behovsanalys, och vad ingår?

Behovsanalysen är ett kostnadsfritt samtal på upp till en halvtimme, via telefon eller Teams-möte. Du får gärna ta med en kollega. Där går vi tillsammans igenom vad ni planerar, varför, vad ni vill det ska leda till, vilka deltagarna är och vad de behöver. Sedan förutsättningar som tid, ungefärlig total budget och vilka egna resurser ni har. Ni får med er konkreta tips direkt, och efteråt ett förslag på hur ett samarbete kan se ut och vad det kan kosta. Helt utan förpliktelser, varken för dig eller för oss.

Hur går ett samarbete med ett event eller möte till, steg för steg?

Vi börjar med en kostnadsfri behovsanalys, där vi skaffar oss en bild av både era och de tänkta deltagarnas olika behov och förutsättningar. Om ni inte redan definierat syfte, målgrupp och mål hjälper vi gärna till med det. Baserat på bland annat era egna resurser och budget ger vi därefter förslag på hur arbetet under vår sexstegsprocess bäst organiseras, med en tydlig roll- och ansvarsfördelning samt tidplan. Jobbet kan delas upp mellan att göras av oss, er med guidning, eller tillsammans. Därefter sker arbetet i tydliga steg: skapa upplägg och rekrytera medverkande, planera och kommunicera med deltagare, en förberedelsefas med körschema, genomförandet, och en avslutande summering med eventanalys.

Hur gör ni deltagarna till mer än en publik?

Det gör vi genom att designa och skapa förutsättningar för ett engagerande och inkluderande deltagande redan från start. Vägen till målen, också arrangörens, går alltid genom deltagarnas hjärna och hjärta. Men alla har inte samma sätt att tänka, kommunicera eller samarbeta på. Knepet är att skapa en bra variation mellan aktivitetstyper, som växlar mellan passivt lyssnande, och att mer aktivt få delta och bidra. Psykologisk trygghet, och att alla som vill också kan bidra, säkerställer vi genom medveten inkludering, med tydlig och pedagogisk struktur och instruktioner, gärna med en helhet som har en tydlig dramaturgi och röd tråd.

Hur mäter man om en konferens eller annat event blev lyckat?

Det viktigaste är att det finns något att mäta. Det säkerställer vi eller ni genom att redan i starten sätta ett tydligt syfte och några mål, gärna uppföljningsbara och mätbara. Utan det kan en utvärdering bara baseras på känslor. Vi rekommenderar i stället data, som kan skaffas in genom utvärderingsenkäter, där deltagare och medverkande betygsätter områden eller anger om de håller med om olika påståenden. Herr Omar gör alltid en eventanalys, där data och hårda fakta kombineras med känsla, analyseras och summeras till bland annat viktiga lärdomar till nästa gång.

När i planeringen bör man ta kontakt med och hjälp av er?

Gärna så tidigt som möjligt, helst innan sådant som lokaler, program och talare är låsta. Att agera rådgivare och bollplank i ett tidigt skede kan handla om några timmar, men ge stora vinster i både tidsbesparing, kvalitet och att ni får mer pang för pengarna senare. Det är i de tidiga skeendena som spelplanen ligger helt öppen, med störst möjligheter att göra vägval som gynnar såväl effektivitet och ekonomi som kvalitet, deltagarupplevelse och resultat. Annars kliver vi in där ni är och gör eller guidar jobbet därifrån, i den mängd och form som ni och förutsättningarna kräver.

Kan ni hjälpa oss göra eventet mer hållbart?

Ja, och vi arbetar alltid med hållbarhet i tre dimensioner. Miljömässigt: genom "resfritt deltagande" eller hybrida upplägg, färre och klimatsmartare resor, och återbruk av innehåll, aktiviteter och material. Socialt: genom medveten inkludering, tillgänglighetsanpassning och ökad mångfald, även på scenen. Ekonomiskt: att pengarna läggs på det som gör mest skillnad och att resultaten håller längre än det som arrangeras. Vi hjälper er att väga in alla tre redan från start, i stället för att göra hållbarhetsanpassningar i efterhand.

Jobbar ni med digitala och hybrida möten?

Ja, och vi är dessutom riktigt vassa på det. Vi arbetade med aktiviteter som tillät "resfritt" deltagande på distans långt före pandemin. Oavsett deltagarform har vi samma utgångspunkt: det handlar alltid om människor med varierande behov, förutsättningar och utmaningar, oavsett om de befinner sig i samma eller ett helt annat rum. Vårt mål är alltid att maxa engagemang och inkludering, bland annat genom att ge alla likvärdiga möjligheter att delta och bidra, till exempel genom att ställa frågor och lämna förslag genom textmeddelanden.

Vad kostar det att ta hjälp av er?

Det beror på vad, hur mycket och vilken typ av hjälp ni vill ha, men vi kan göra mätbar skillnad redan efter några timmars rådgivning för några tusenlappar, eller genom en paketlösning från 10 000 kr och uppåt. För större heldagsevent med ett budgetutrymme på hundra tusen kan vi göra riktigt stor skillnad och göra det mesta av jobbet. För runt femtiotusen vågar vi lova betydande skillnad, genom att skapa processen, guida och bidra under den, samt leda och förstärka under förberedelser och genomförande.

Är det inte dyrt att anlita en eventdesigner?

Någon kan säkert tycka det, men precis som kostnaden kan skillnaden vara allt från obefintlig till avgörande. Det behöver inte vara dyrt: vi kan göra mätbar skillnad redan efter några timmars rådgivning, eller genom en paketlösning från 10 000 kr. Att inte ta hjälp, eller göra det själv utan rätt erfarenhet och verktyg, kan bli mångdubbelt dyrare. Testa oss gärna genom en kostnadsfri behovsanalys, som ger förslag på både upplägg och kostnad. Du som säljer biljetter eller tar ut deltagaravgifter kan dessutom ta mer betalt för ett väldesignat event, inklusive av dem som deltar digitalt på distans.

Kan ni hjälpa oss med prisstrategi för konferensen?

Ja. Biljetten för digitalt deltagande ska bära sina kostnader, både för sändningsproduktionen och det som förmedlas genom den. Värdet av ett seminarium eller annan aktivitet är sällan bara det fysiska deltagandet och lunchen, utan också all kunskap, inspiration och alla lärande exempel man kan få konkret nytta av. Det man sätter värde på är man också beredd att betala för. Vi hjälper gärna till med att skapa olika innehållskombinationer och deltagarformer, samt en smart prisstrategi där de ingår.

Svarar ni på offentliga upphandlingar och erbjuder ramavtal?

Ja. Vi har stor vana av att arbeta med myndigheter och andra uppdragsgivare inom offentlig sektor, och deltar också gärna i upphandlingar när vi ser att vi kan tillföra värde. Har ni redan ramavtal med en annan leverantör kan vi gå in som underleverantör, med ansvar för exempelvis eventdesign, som innehållsleverantör, eller produktionsstöd, i hela upplägg eller valda delar.

Kan ni ge exempel på några kunder ni redan jobbar med?

Vi arbetar eller har gjort det för en rad myndigheter, företag och organisationer inom såväl offentlig sektor som det privata näringslivet och civilsamhället. Några exempel är Statistikmyndigheten SCB, Region Stockholm, Från Sverige (Svenskmärkning), läkemedelsbolaget Sandoz och insamlingsstiftelsen Viggo Foundation.

Jobbar ni mest eller bara i Stockholm?

Vi har vår bas på Söder i Stockholm, men jobbar i hela Sverige och Norden, på den plats där ni önskar eller uppdraget kräver. Eftersom digitala och hybrida upplägg är en del av vår vardag kan mycket också göras på distans, oavsett var ni och vi just då befinner oss. Behöver ni oss på plats så reser vi gärna dit.

Herr Omar, han med fezen, monokeln och mustaschen, representerar det goda värdskapet och en skarp blick för detaljer. Han har lång erfarenhet av allt som kan gå både rätt och fel när det handlar om möten, event och andra aktiviteter. Han syns oftast i den röda fezen, som han bär som hjälpreda och utförare, och den blå när han visar vägen, leder och guidar. Men han är bara en av figurerna i Omar & Co AB, som är det formella namnet på byrån.