Frågor och svar om möten och event

Det handlar inte (bara) om det visuella, som många tror. En event- eller mötesdesigner fokuserar på att först skapa ett helhetskoncept, med en bra dramaturgi och röd tråd. Sedan att fylla det med rätt typ av aktiviteter och innehåll, samt föreslå och rekrytera innehållsskapare och medverkande. Allt designas utifrån aktivitetens syfte, deltagare och uppsatta mål. Rätt designat bidrar alla delar tillsammans till att det som arrangeras ger önskade resultat. Herr Omar jobbar med evidensbaserad eventdesign™, som säkerställer en hög nivå av engagemang och inkludering. Det eftersom vägen till målen alltid går genom deltagarnas hjärna och hjärta.

De flesta eventbyråer jobbar praktiskt, inte strategiskt. Det gör vi. Vi hjälper gärna till med teknik, lokaler, måltider och deltagarhantering, precis som alla andra. Men det gör vi först efter, och baserat på, att det som planeras fått ett tydligt syfte, mål, och en bra bild av de tänkta deltagarnas behov. Allt vi gör eller bidrar till fokuserar på deltagarna och vad som ska vara annorlunda när de är tillbaka i sin vardag. Vi jobbar eller guidar baklänges, från målen, tillbaka till syftet, och sedan i tydliga steg genom vår sexstegsprocess.

Att vi inte som många andra bokar lokaler och gör en inbjudan, innan det finns en plan för vad som ska hända och kommuniceras. Den röda tråden för arbetet börjar med varför och för vem, samt slutar i de önskade resultaten. Var, när och vad som kan leda dit kommer först i nästa steg. Det gör att varje inslag i någon grad bidrar till övergripande syften och mål, som inte kan uppnås utan att deltagarna engageras och inkluderas.

Vägen till målen, också arrangörens, går alltid genom deltagarnas hjärna och hjärta. Men alla har inte samma sätt att tänka, kommunicera eller samarbeta. Det varierar bland annat efter personlighet och hjärnans funktionssätt. De aktiviteter vi planerar eller bidrar till varieras och anpassas därför efter tre deltagararketyper: visionärerna, interaktörerna och analytikerna. Exempelvis genom att låta deltagare välja mellan att lämna muntliga eller skriftliga förslag och frågor. Det ger högre psykologisk trygghet och utrymme för många fler sätt att tänka och lösa uppgifter. Arketyperna ingår i vår HOPA™-modell, Human Oriented Participation Architecture, för medveten inkludering, en del av vårt koncept evidensbaserad eventdesign™.

Det är en central del av vår medvetna inkludering och HOPA™-modell. Vi utgår alltid från att deltagare tänker, kommunicerar och bearbetar information på olika sätt, och designar därefter: med tydlig struktur och pedagogik, förutsägbarhet, möjlighet att delta och bidra på fler sätt än ett, tid och rum för återhämtning enskilt eller socialt, samt anpassningar för dem som har nedsatt syn-, hörsel- och rörelseförmåga. NPF står för neuropsykiatriska funktionsnedsättningar, en erfarenhet vi har fördjupat bland annat genom uppdrag för Viggo Foundation. Målet med tillgänglighets- och inkluderingsarbetet är att många fler ska kunna, vilja och våga både delta och bidra utifrån sina unika förutsättningar och behov. Vi designar också för så många variationer som möjligt redan från start, så att ingen behöver föranmäla eller berätta om sina ofta högst personliga utmaningar.

Från det lilla men viktiga, till det stora eller komplexa. Ofta en konferens, medarbetardag eller workshop. Återkommande också ett branschforum, seminarium eller ett webbinarium (webinar). Arbetet och ansvaret med att skapa koncept och innehåll samt planera och producera delas upp mellan oss, arrangören med vår guidning, eller vår favorit: båda tillsammans. Om deltagandet sker fysiskt, digitalt eller en hybrid av båda spelar ingen roll. Våra arbetssätt och fokus, bland annat på deltagarnas behov, engagemang och inkludering, är universella och ger hög måluppfyllnad oavsett storlek, längd eller form.

Nej, tvärtom. Vi hjälper er gärna från första behov eller idé till ett lyckat genomförande, som bekräftas i vår avslutande eventanalys. Men vi hoppar lika gärna in och bidrar eller guidar till en avgränsad del. Det kan handla om en inledande eventworkshop, att bidra till en programpunkt, göra en deltagarbehovsanalys med förslag på anpassningar, eller addera interaktiva inslag i ett redan färdigt program. Ingen del är för liten, stor eller svår, och jobbet kan alltid delas upp mellan oss, er med guidning, eller tillsammans.

Till exempel att designa och facilitera workshops, föreslå och rekrytera talare eller paneldeltagare, coacha era egna, sköta deltagarhantering, göra inkluderingsanpassningar, eller addera interaktiva inslag i ett redan färdigt program. Vi tar ofta och gärna en coachande roll där arrangörens egen projektgrupp får vår guidning, hjälp med vägval och utmaningar, samt förstärkning eller avlastning med det som är svårt, tidskrävande eller kritiskt för ett tryggt genomförande utan avbrott.

Ja. Herr Omar är en hybrid mellan strategi-, innehålls- och produktionsbyrå. Ett uppdrag kan inkludera eller helt handla om att ge praktisk hjälp, som att hitta och boka rätt lokaler och talare, eller hantera inbjudningar och anmälningar. Vi går ofta in och tar ansvar för det tekniska, genom att se till att rätt utrustning, hjälp och personal har bokats. Som eventproducent kan vi också leda och ansvara för både det tekniska och praktiska genomförandet, inklusive alla förberedelser, exempelvis av ett detaljerat körschema som säkerställer att allt klaffar.

Det händer, och då hittar vi den i vårt nätverk av partners, underleverantörer och specialister. Där finns allt från tolkar och artister, till plattformsleverantörer, studios och videoproducenter. Vid större produktioner tar vi också in förstärkning som kan bemanna garderob, registrering eller hjälpa till med annat. Vi säkerställer alltid att de vi tar in har rätt kompetens och attityd, samt att de får den guidning och ledning som krävs för att kunna leverera minst enligt förväntan.

Ja. Många organisationer har rationaliserat bort sitt konferens- eller eventstöd, men upptäcker att behoven finns kvar. Med oss får man i stället en flexibilitet, där många kostnader blir rörliga, utifrån specifika behov eller antal deltagare. Ett löpande samarbete kan handla om allt från enstaka timmars rådgivning, till att vi tar fram en övergripande strategi med tillhörande verktygslåda, eller tar rollen som intern event- eller mötesbyrå.

Absolut. Tillsammans med eller guidade av oss är våra mest uppskattade upplägg. Herr Omar är van att växla fez, mellan guidens blå och utförarens röda. Tillsammans kan handla om att vi lägger upp en projektplan, där vi för valda steg eller arbetsmomenten under processens gång skiftar mellan att leda och göra jobbet. Det kan också göras ”av er guidat”, där vi ger er tillgång till våra professionella verktyg som sparar tid och ökar kvaliteten, exempelvis med hjälp av guider, malldokument och checklistor. Om ni får ”fnurra på tråden”, kör fast eller inte hinner kan vi snabbt och smidigt hoppa in för att hjälpa er loss, eller göra jobbet åt er.

Behovsanalysen är ett kostnadsfritt samtal på upp till en halvtimme, via telefon eller Teams-möte. Du får gärna ta med en kollega. Där går vi tillsammans igenom vad ni planerar, varför, vad ni vill det ska leda till, vilka deltagarna är och vad de behöver. Sedan förutsättningar som tid, ungefärlig total budget och vilka egna resurser ni har. Ni får med er konkreta tips direkt, och efteråt ett förslag på hur ett samarbete kan se ut och vad det kan kosta. Helt utan förpliktelser, varken för dig eller för oss.

Vi börjar med en kostnadsfri behovsanalys, där vi skaffar oss en bild av både era och de tänkta deltagarnas olika behov och förutsättningar. Om ni inte redan definierat syfte, målgrupp och mål hjälper vi gärna till med det.

Baserat på bland annat era egna resurser och budget ger vi därefter förslag på hur arbetet under vår sexstegsprocess bäst organiseras, med en tydlig roll- och ansvarsfördelning samt tidplan. Jobbet kan delas upp mellan att göras av oss, er med guidning, eller tillsammans.

Därefter sker arbetet i tydliga steg. Ett första är att skapa upplägg, fylla det med aktiviteter och innehåll samt rekrytera innehållsproducenter och medverkande. Sedan att planera, boka, bekräfta och kommunicera med såväl tilltänkta som bekräftade deltagare.

Under en förberedelsefas görs avstämningar och ges praktisk information till alla inblandade, samt skapas ett detaljerat körschema som säkerställer att allt klaffar i nästa steg. Det är genomförandet, då alla planer omvandlas till verkliga aktiviteter, upplevelser och resultat. Under den avslutande summeringen görs utvärderingar, som tillsammans med annat blir underlag för både en eventanalys och dokumentation av bland annat lärdomar.

Det gör vi genom att designa och skapa förutsättningar för ett engagerande och inkluderande deltagande redan från start. Vägen till målen, också arrangörens, går alltid genom deltagarnas hjärna och hjärta. Men alla har inte samma sätt att tänka, kommunicera eller samarbeta på. Knepet är att skapa en bra variation mellan aktivitetstyper, som växlar mellan passivt lyssnande, och att mer aktivt få delta och bidra. Gärna i variation mellan att reflektera, interagera, diskutera och göra, exempelvis testa sina nya lärdomar genom att lösa fiktiva men verklighetsbaserade vardagsproblem, enskilt eller i grupp. Psykologisk trygghet, och att alla som vill också kan bidra, säkerställer vi genom medveten inkludering. Det handlar bland annat om att såväl struktur som instruktioner och allt annat som förmedlas ska vara både tydligt och pedagogiskt. Gärna med en helhet som har en tydlig dramaturgi och röd tråd.

Det viktigaste är att det finns något att mäta. Det säkerställer vi eller ni genom att redan i starten sätta ett tydligt syfte och några mål. Det kan vara vad deltagarna ska veta, känna och göra som resultat av det som arrangeras, men också sådant som antal deltagare eller betyg på en skala. Utan syfte och mål som är uppföljningsbara, helst också mätbara, kan en utvärdering bara baseras på känslor. Vi rekommenderar i stället data, som kan skaffas in genom utvärderingsenkäter. Där får deltagare, medverkande och andra betygsätta områden, eller på skalor ange om de håller med eller inte om olika påståenden. Bäst resultat ger en kombination. Herr Omar gör alltid en eventanalys, där data och hårda fakta kombineras med känsla, analyseras och summeras till bland annat viktiga lärdomar till nästa gång.

Gärna så tidigt som möjligt, helst innan sådant som lokaler, program och talare är låsta. Att agera rådgivare och bollplank i ett tidigt skede kan handla om några timmar, men ge stora vinster i både tidsbesparing, kvalitet och att ni får mer pang för pengarna senare. Det är i de tidiga skeendena som spelplanen ligger helt öppen, med störst möjligheter att göra vägval som gynnar såväl effektivitet och ekonomi som kvalitet, deltagarupplevelse och resultat. Annars kliver vi in där ni är, skaffar oss en bild av vilka förutsättningar och behov vi bör ta hänsyn till, föreslår lösning, och gör eller guidar jobbet därifrån. I den mängd och form som ni och förutsättningarna kräver.

Ja, och vi arbetar alltid med hållbarhet i tre dimensioner. Miljömässigt: genom ”resfritt deltagande” eller hybrida upplägg, färre och klimatsmartare resor, och möjligheter att återbruka så mycket som möjligt av innehåll, aktiviteter och material. Socialt: genom medveten inkludering, tillgänglighetsanpassning och ökad mångfald, även på scenen, vilket är kärnan i allt vi gör. Ekonomiskt: att pengarna kan läggas på det som gör mest skillnad och resultaten hålla längre än det som arrangeras. Vi hjälper er att väga in alla tre redan från start, i stället för att göra hållbarhetsanpassningar i efterhand. Att jobba smart är nämligen både hållbart och mer effektivt.

Ja, och vi är dessutom riktigt vassa på det. Vi arbetade med aktiviteter som tillät ”resfritt” deltagande på distans långt före pandemin, och skrev om dem i våra trendrapporter. Så när alla andra tvingades ställa om hade vi ett försprång. Oavsett deltagarform har vi samma utgångspunkt: det handlar alltid om människor med varierande behov, förutsättningar och utmaningar, oavsett om de råkar befinna sig i samma eller ett helt annat rum. Vårt mål är alltid att maxa både engagemang och inkludering så långt det bara går. Det gör vi genom att designa aktiviteter och upplevelser på samma sätt, oberoende av deltagarform. En annan viktig nyckel är att ge alla likvärdiga möjligheter att både delta och bidra. Bland annat genom att ge alla tillgång till samma verktyg, där de till exempel kan ställa frågor och lämna förslag genom textmeddelanden.

Det beror på vad, hur mycket och vilken typ av hjälp ni vill ha. För de flesta behov erbjuder vi lösningar där jobbet görs av oss, er med guidning, eller båda tillsammans. Vi har också en rad smarta paketlösningar och en kollektion med färdiga aktivitetsmoduler. Vi kan göra mätbar skillnad redan efter några timmars rådgivning för några tusenlappar, eller genom en paketlösning som kostar från 10 000 kr och uppåt.

För större heldagsevent kan vi göra riktigt stor skillnad och göra det mesta av jobbet om det finns ett budgetutrymme på hundra tusen. För runt femtiotusen vågar vi lova betydande skillnad. Då genom att vi skapar processen, guidar och bidrar under den, säkerställer högt engagemang och inkludering, samt leder och förstärker under såväl förberedelser som genomförande, med bland annat en erfaren eventproducent.

Någon kan säkert tycka det. Men precis som kostnaden kan skillnaden vara allt från obefintlig till avgörande. När något görs live får ni bara en chans. Dessutom är det stora kostnader, ibland också förlorade intäkter, för att samla exempelvis en stor grupp medarbetare eller chefer. Då kan det vara dumt att förlita sig på slumpen. Samtidigt behöver det inte vara dyrt: vi kan göra mätbar skillnad redan efter några timmars rådgivning, eller genom en paketlösning från 10 000 kr. Att inte ta hjälp, eller göra det själv utan rätt erfarenhet och verktyg, menar vi kan bli mångdubbelt dyrare. Men testa oss gärna genom en kostnadsfri behovsanalys, som ger dig förslag på både hur ett samarbetsupplägg kan se ut och vad det kan kosta. Du som säljer biljetter eller tar ut deltagaravgifter kan dessutom ta mer betalt för ett väldesignat event, inklusive av dem som deltar digitalt på distans.

Ja. Många säger att ”det är så dyrt att ta in hjälp för att sända”. Men biljetten för digitalt deltagande ska förstås bära sina kostnader, både för sändningsproduktionen och det som förmedlas genom den. Värdet av ett seminarium eller annan aktivitet är sällan bara det fysiska deltagandet och lunchen, utan också all den kunskap, inspiration och alla lärande exempel man kan få konkret nytta av. Det man sätter värde på är man också beredd att betala för. För rätt innehåll både kan och ska du ta betalt. Vi hjälper gärna till med båda. Exempelvis att skapa olika innehållskombinationer och deltagarformer, samt en smart prisstrategi där de ingår.

Ja. Vi har stor vana av att arbeta med myndigheter och andra uppdragsgivare inom offentlig sektor. Vi deltar också gärna i upphandlingar, när vi ser att vi kan tillföra värde. Har ni redan ramavtal med en annan leverantör kan vi gå in som underleverantör, med ansvar för exempelvis eventdesign, som innehållsleverantör, eller produktionsstöd, i hela upplägg eller valda delar. Hör av er så diskuterar vi oss fram till en bra lösning, där vi leder, gör eller guidar arbetet, utifrån behov och förutsättningar.

Vi arbetar eller har gjort det för en rad myndigheter, företag och organisationer inom såväl offentlig sektor som det privata näringslivet och civilsamhället. Några exempel är Statistikmyndigheten SCB, Region Stockholm, Från Sverige (Svenskmärkning), läkemedelsbolaget Sandoz och insamlingsstiftelsen Viggo Foundation.

Vi har vår bas på Söder i Stockholm, men jobbar i hela Sverige och Norden, på den plats där ni önskar eller uppdraget kräver. Eftersom digitala och hybrida upplägg är en del av vår vardag kan mycket också göras på distans, oavsett var ni och vi just då befinner oss. Behöver ni oss på plats så reser vi gärna dit.

Herr Omar, han med fezen, monokeln och mustaschen, representerar det goda värdskapet och en skarp blick för detaljer. Han har också lång erfarenhet av allt som kan gå både rätt och fel när det handlar om möten, event och andra aktiviteter. Han syns oftast i den röda fezen, som han bär som hjälpreda och utförare. Den blå när han visar vägen, leder och guidar. Men han är bara en av figurerna i Omar & Co AB, som är det formella namnet på byrån. Här kan du se och läsa mer om resten av teamet.