Utan utvärdering, ingen utveckling
Om konsten att ta reda på om möten och event verkligen ger de önskade resultaten
Många vill ha effektivare möten, men få mäter om det faktiskt blir så.
I den här artikeln tittar vi närmare på varför utvärdering är avgörande, men samtidigt blir meningslöst om du inte satt mål för vad mötet eller eventet ska leda till.
Du får tips på vad du bör göra och inte för att följa upp möten och event på de sätt som ger dig rätt data och störst nytta.
Från gissningar till fakta är ett tema för Herr Omars trendrapport 2025. Den kan du läsa mer om här.
Det kändes som att alla var nöjda!
Ett viktigt möte eller större event har just genomförts. Kanske efter månader av planering och hundratusentals kronor investerade. Arrangörerna samlas, pustar ut och någon säger:
”det kändes som att det där blev riktigt lyckat!”.
Känslan kan fungera bra som kompass. Men för att orientera krävs också en karta och en bra sådan bör bygga på olika typer av data och fakta.
Många pratar om att de vill ha effektiva möten. Effektivt bör då syfta på till vilken grad mötet bidrog till att de önskade effekterna uppnåddes. Annars riskerar det att bara bli en subjektiv bedömning utifrån vad individuella idéer om vad som är effektivt.
Effekt kräver eftertanke, både före och efter
Ett vanligt misstag är att börja planera innehållet innan man har bestämt vad mötet eller eventet ska åstadkomma. Utan mål blir det svårt att göra rätt vägval, men också att i efterhand veta om man lyckades.
Det handlar inte bara om att skapa en agenda utan också att formulera önskade effekter: Vad vill vi att deltagarna ska veta, tycka, känna eller göra efteråt? Vilka relationer ska ha förstärkts? Vilket beslut ska ha fattats?
Inom mötesforskningen har man identifierat två faktorer som har särskilt stor inverkan på ett teams eller en organisations möteskvalitet och effektivitet:
Tydligt ägarskap – helst hela vägen upp till ledningsnivå.
Systematisk utvärdering – att man faktiskt tar reda på vad mötet gav.
Hoppa inte över det sista och kanske viktigaste steget
Att utvärdera möten och event är något som ofta rinner ut i sanden, tyvärr. Eventet är klart, energin låg och inkorgen full. Då är det lätt tänka att ”vi tar det sen”. Men att prioritera utvärdering är att säkerställa att ni får avkastning på allt arbete ni lagt ned innan och under eventet.
Genom att ta reda på vad som faktiskt gav effekt kan du nästa gång fokusera mer, eller kanske helt, på just de delarna. Därför bör du schemalägga tid för utvärdering redan under planeringsfasen och boka in utvärderingsmöten med berörda personer direkt efter eventet, medan allt är färskt i minnet.
När mötet är över börjar ett minst lika viktigt arbete
Engångsevent och större möten bör alltid utvärderas, med hjälp från både deltagare och medverkande. För att svaren ska bli meningsfulla bör de frågor ni ställer hänga ihop med aktivitetens syfte, mål och önskade effekter.
Ett bra sätt är att ta hjälp av påståenden där deltagarna får ange i vilken grad de håller med. Använd gärna skalor med jämna steg, exempelvis 4 eller 6, så undviker du att några gör slentrianmässiga mittenval.
Undvik:
Ledande formuleringar
Flera frågor i en
Dubbelnegationer
Frågor som ger svar eller data ni inte kommer använda
Lägg gärna till alternativ som ”vet ej”, ”ingen åsikt” eller ”tog inte del av detta” – men se till att dessa exkluderas ur snittvärden och totalsvar, så de inte påverkar analysen.
Gör utvärdering till en vana, inte bara engångsinsats
Återkommande möten behöver också utvärderas. Men där handlar det ofta om att följa upp mer övergripande syften och långsiktiga mål. Det kan vara klokt att definiera ett par nyckelfaktorer ni följer över tid, exempelvis hur deltagarna upplever mötets struktur, syfte, känsla av inflytande eller grad av psykologisk trygghet.
För detta kan man ta hjälp av en checklista, exempelvis vår kostnadsfria för utvärdering av återkommande möten.
Svar kan ibland variera och det är faktiskt logiskt
Du som vill ta utvärderingen ett steg längre kan skapa jämförelsegrupper. Det kan göra det lättare att förstå skillnader mellan de betyg olika deltagare ger.
Börja med några urvalsfrågor, till exempel:
Deltog du på plats eller digitalt?
Vilken typ av roll, organisation eller bransch arbetar du i?
Vilken av dessa åldersgrupper tillhör du?
Placera dem först i formuläret och gör dem obligatoriska. Då kan du sortera hur olika grupper svarat på frågorna som kommer efter dessa.
Vi på Herr Omar har också tagit fram ett system, HOPA, där deltagare sorteras in i tre arketyper: visionärerna, analytikerna och interaktörerna. Med hjälp av svaren på några enkla frågor i början av formuläret kan vi jämföra svaren mellan arketyperna, få en bild av deltagarnas sätt att tänka och delta på och se hur vilka delar som uppskattades mest av de olika deltagararketyperna.
Det gör det lättare att tolka vad som på totalen ser ut som motsägelsefulla svar. Det en grupp älskar kan nämligen en annan uppskatta i lägre grad, beroende på deltagarnas personligheter, intressen och vilka typer av aktiviteter de gillar.
En viktig men ofta förbisedd målgrupp
Glöm inte att fråga också de som medverkat på scenen eller i andra framträdande roller, exempelvis som föreläsare, paneldeltagare, blivit intervjuade och annat.
Där kan det vara extra värdefullt att ta reda på vad de tyckte om:
kommunikationen inför,
de praktiska förberedelserna,
den tekniska supporten,
bemötande och värdskap, och
om deras totalupplevelse motsvarade förväntningarna.
I den här gruppen finns ofta personer som ställer upp utan eller mot mer av symbolisk ersättning. Dessutom vill man gärna kunna återkomma till dem.
En annan viktig grupp är funktionärer. Samla gärna in också deras bild av vad som fungerade bra, vad som kunde varit tydligare och förslag på vad som kunde ha underlättat deras uppdrag.
Spara utvärdering med uppdragsgivaren till sist
Om någon annan än ni i projekt- eller arrangörsgruppen är uppdragsgivare eller beställare bör du vänta med att be om deras bedömning till dess du samlat in, analyserat och kan presentera övriga gruppers omdömen.
Fem tips för mer träffsäkra utvärderingar
Börja med målet. Sätt tydliga effektmål redan innan planeringen.
Fråga om rätt saker. Koppla frågorna till syfte, mål och upplevelse.
Gör det lätt att svara. Undvik ledande frågor och långa formulär.
Segmentera svaren. Skapa möjligheter att kunna jämföra skillnader.
Visa att ni drar nytta av svaren. Dela viktiga slutsatser och planerade förbättringar med deltagare och andra som lämnat feedback.
Nu är du förhoppningsvis både motiverad och redo att utveckla kommande möten och event genom en smartare och mer systematisk utvärdering.
Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa till, exempelvis att ge er möjligheter att sortera upp svaren efter olika deltagartyper.
Vi hoppas att artikeln och tipsen inspirerade! Vill du ha ett kreativt bollplank eller hjälp med planeringen så står vi gärna till förfogande.