Varför halva publiken checkar ut och vad du kan göra åt det
Engagerade deltagare är inte en slump. Det är snarare resultatet av att mötet eller eventet är rätt designat. När energin i rummet dalar och deltagarna börjar dagdrömma eller syssla med annat beror det oftast på att aktiviteterna är för långa, monotona och enkelriktade.
I den här artikeln går vi igenom vad bristande engagemang beror på och vad du kan göra åt det. Du får bland annat veta hur olika personlighetstyper triggas av olika saker. Vi delar också med oss av tre genvägar till högre engagemang.
För alla sinnen och ett äkta engagemang är ett av tio teman i Herr Omars trendrapport 2025. Den kan du läsa mer om här.
Halva publiken är ofta någon annanstans
Flera undersökningar visar att nära hälften av alla deltagare ofta eller alltid ägnar sig åt annat under möten och event. De läser mejl, planerar veckan, scrollar sociala medier eller dagdrömmer. Det samtidigt som andra lagt timmar på att förbereda budskap, idéer och kunskap som verkligen skulle behöva nå fram.
Att det blir så beror sällan på bristande respekt från deltagarna eller dåliga prestationer från dem som presenterar. Problemet ligger snarare i att upplägget inte är anpassat efter hur vår mänskliga hjärna fungerar.
Det finns tre vanliga orsaker till att så många som hälften av deltagarna förvandlas till ”mötesspöken”, kroppsligen närvarande eller med namn i en lista – men mentalt någon helt annanstans:
Det är för långt,
för monotont,
och för enkelriktat.
Med andra ord: aktiviteterna saknar rytm, variation och interaktion. Det gör det svårt för hjärnan att fokusera, minnas och påverkas av det som framförs.
Om du inte ger deltagarna förutsättningar att ta emot, ta in och ta med sig det väsentliga av det du förmedlar får du aldrig vare sig genomslag eller handling. Det oavsett hur högoktanigt innehållet är.
Hjärnan söker mening – inte bara information
Mänskligt engagemang styrs mer av psykologi än av logik. Studier visar att tre psykologiska grundbehov behöver tillgodoses för att människor ska uppleva motivation och engagemang: kompetens, autonomi och samhörighet (Deci & Ryan, 1985). Deltagare behöver förstå vad som pågår, känna att de har viss kontroll över samt kunna påverka det. De behöver också uppleva sig som del av ett sammanhang.
Hjärnan är heller inte konstruerad för att ta emot information i starka strömmar, utan behöver struktur, variation och bearbetning. Studier inom neurovetenskap (Blakemore & Frith, 2005) visar att vår kapacitet att ta in, bearbeta och skapa minnen av det vi upplever är begränsad. Deras forskning visade också att uppmärksamheten sjunker snabbt om informationsmottagare inte får stimulans, variation och inslag som aktiverar känslor.
Det räcker alltså inte att informera. Vi behöver också engagera. Genom att aktivera kombinationer av känslor och tankar ökar chansen att det vi förmedlar inte bara uppfattas, utan också kan förstås och minnas.
Passiva deltagare kan komma med en hög prislapp
När engagemanget brister går du inte bara miste om effekten. Även den tid, energi och de pengar som investerats i aktiviteterna riskerar att gå förlorade. Det gäller oavsett om målgruppen är intern med obligatorisk närvaro eller externa deltagare som deltar frivilligt.
Brist på engagemang kan leda till:
Att deltagare inte lyssnar alls.
Att de tappar fokus och börjar dagdrömma.
Att de blir mentalt trötta, eftersom hjärnan inte får den variation den behöver.
Det kan leda till motvilja eller uppgivenhet. En känsla av: ”Vi är med och bidrar – men det händer ändå inget efteråt.”
Aktiviteter är ofta designade för att ge stor effekt under själva genomförandet, men kanske ingen alls under dagarna, veckorna eller månaderna efteråt. Det kan du läsa mer om i vår tidigare artikel om fyrverkerieffekten.
I längden kan aktiviteter som saknar engagemangsdesign bli ett problem för både förtroendet och förändringsförmågan i team och organisationer. Det handlar därför inte bara om kreativitet, utan också strategisk nödvändighet.
Olika hjärnor engageras på olika sätt
Alla deltagare är inte lika. På Herr Omar fokuserar vi på att skapa variation och anpassning för tre olika deltagartyper:
Visionärerna, som drivs av tydliga syften, behov av helhet och möjlighet att få vara med och lösa utmaningar.
Interaktörerna, som engageras av att diskutera och göra saker tillsammans med andra, gärna utan allt för fasta ramar.
Analytikerna, som uppskattar fakta, struktur och tydliga regler. De vill gärna få tänka i fred och bearbeta information i lugn och ro.
Om du designar ett event som främst passar en av de här grupperna riskerar du att förlora de andra. Innehåll och aktiviteter behöver därför varieras i både form och tempo. Dessutom bör du inkludera inslag av såväl interaktion som reflektion.
Genom att växla mellan helhet och detaljer, aktivitet och eftertanke, lyssnande och agerande kommer både aktiviteterna och innehållet i ditt nästa event eller möte engagera betydligt fler. Lycka till med det.
Tre genvägar till högre engagemang:
Ändra dramaturgin. Våga börja i mitten – till exempel med nuläget – och ta dig bakåt eller framåt. Avsluta gärna med något oannonserat. Det gör hjärnan mer alert.
Varva lyssnande med görande. Byt ut delar av programmet mot korta aktiva inslag – en reflektionsfråga, en diskussionsuppgift eller en snabb omröstning i Mentimeter.
Bygg in reflektion. Ge utrymme för eftertanke – tyst för sig själv, i par eller i anteckningar. Det fungerar som matsmältning för hjärnan och ökar både minne och motivation.
Vi hoppas att den här artikeln och tipsen inspirerat dig att också laborera med formerna för att öka engagemanget. Vill du ha ett kreativt bollplank eller hjälp med planeringen? Då står vi gärna till förfogande.
Vill ni också sticka ut i Almedalen – på riktigt?
På Herr Omar hjälper vi organisationer att tänka nytt och skapa aktiviteter som engagerar och inkluderar många fler. Oftast handlar inte om att göra jobba mer eller hårdare – utan snarare smartare.
Hör av dig så berättar vi hur vi kan hjälpa er att skapa event, möten och aktiviteter som engagerar många fler – och under en betydligt längre tid efteråt.