Hur skriver man ett mötesprotokoll som är lagom detaljerat och tydligt visar vad vi har kommit överens om?

Det är viktigt att hitta balansen mellan för mycket och för lite information. Fokusera på att dokumentera vilka beslut som fattas, vem som ansvarar för vad, och deadlines för uppgifter. Sammanfatta varje diskussionspunkt kort utan att gå in på alla detaljer. Använd tydliga rubriker och punktlistor för att göra protokollet lätt att läsa och hitta i. Avsluta gärna med en tydlig lista av alla överenskommelser/beslut och nästa steg.

Våra möten drar ofta ut på tiden och vi hinner trots det inte igenom hela agendan. Vad kan vi göra för att bli bättre på att hålla oss inom tidsramarna?

För att hålla mötena inom tidsramarna rekommenderar jag att du skapar en tydlig agenda där du definierar och prioriterar ämnen i förväg och anger tidsramar för varje punkt. Skicka ut agendan i förväg, så att deltagarna kan förbereda sig. Det minskar onödig diskussionstid. Utse en tidtagare som har ansvar för att hålla koll på tiden och påminna när en punkt närmar sig sin tidsgräns.

Det är viktigt att du som mötesledare håller diskussionerna fokuserade och avbryter vid behov för att undvika avvikelser. Var konsekvent med att efterleva tidsramarna och avsluta mötet i tid, även om alla punkter inte hunnits med. Planera i stället in en uppföljning om det är nödvändigt.

Hur kan man bäst hantera situationer där mötesdeltagare är fysiskt närvarande men inte mentalt engagerade?

Identifiera först orsakerna till brist på engagemang. Det kan handla om allt från otydligt syfte till brist på intresse. Aktiv deltagande kan uppmuntras genom att lägga in – korta eller längre – interaktiva inslag som gruppdiskussioner eller brainstorming. Du bör också hålla mötena korta och fokuserade, eller regelbundet erbjuda pauser under längre möten.

Hur hanterar man situationer där vissa deltagare ständigt avbryter och dominerar mötet?

För att hantera deltagare som avbryter och dominerar mötet är ett tips att sätta upp tydliga regler vid mötets början om att alla ska få tala till punkt. Du kan också använda en talarlista och ge alla en begränsad tid att tala. Var tydlig med att alla röster är viktiga och behövs för att mötet ska vara effektivt. Om problemet fortsätter, prata med de berörda personerna enskilt och förklara vikten av att respektera andra deltagares talutrymme.

Jag har kollegor som ofta jobbar med annat under våra möten. Är det okej?

Det är en relevant fråga. Undersökningar visar att nio av tio gör annat under möten, särskilt om man deltar digitalt. Knappt hälften gör det ofta eller alltid. Förutom att det blir ineffektivt är det också lite oförskämt mot de som leder mötet eller presenterar saker. Enligt hjärnforskare är “multitasking” dessutom skadligt för hjärnan, eftersom det förbrukar väldigt mycket hjärnkraft. Jag föreslår att du tar upp frågan under nästa möte. Ju mer fokuserade deltagarna är, desto effektivare kan mötet bli. Undersök om det finns möjligheter att korta återkommande möten, i utbyte mot att alla under den tiden fokuserar enbart på mötet.

När jag bjuder in till ett möte på plats, måste jag alltid säga att det är ok att delta digitalt?

Ett enkelt svar är nej, det måste du inte. Bjuder du in till ett möte är det upp till dig om deltagarna behöver vara på plats eller ej. Om det är ok eller ej beror på vilken typ av möte det är.

Är det ett avstämningsmöte gör det kanske ingen skillnad, men är det en workshop fungerar det bättre om alla är på samma plats.

Vissa organisationer låter alla vara med, men deltar man på distans får man endast observera.

Så möjligheterna är många och alla gör olika, men det enkla svaret är att du bestämmer vad som fungerar bäst för ditt möte.

Hur gör man för att skapa psykologisk trygghet om mötet är digitalt?

När deltagarna inte ses fysiskt är det extra viktigt att få alla att känna sig välkomna och psykologiskt trygga i mötet. Inled mötet med att gå igenom syftet med mötet, vad det ska leda till, agendan, roller, vilka regler som gäller och hur lång tid ni maximalt har. Därefter kan en runda där alla får svara på en icebreaker-fråga skapa gemenskap. Gärna en fråga som är personlig men inte privat. Exempelvis vilken superkraft man önskar att man hade, vilket instrument man skulle vilja kunna spela, eller vilken person, levande, död eller fiktiv, man skulle vilja äta middag med.

Vad kan jag göra om några börjar prata om saker som mötet inte ska handla om?

Det är vanligt med så kallade “dikeskörningar”. Du kan agera oavsett om du är mötesledare eller deltagare. Be om ordet, förklara att frågan är intressant men inte ämnet för dagens möte. Skriv ned det på en lapp och klistra upp den på en parkeringstavla, exempelvis på en whiteboard eller ett blädderblock, där ni samlar allt som kommer upp men inte står på agendan.

Har du tips på någon bra personalaktivitet?

Absolut. Ett grundtips är att låta möten vara just möten. Men som tillägg krävs det tillfällen då exempelvis ett team får prata fritt och göra roliga saker tillsammans. Det är extra viktigt nu när många inte möts fysiskt varje dag. Tänk på att alla är olika. Några kan älska att få uttrycka sig eller tävla, medan andra inte alls trivs med det. Försök hitta ett gemensamt intresse och skapa en aktivitet kring det. Det kan vara som en bokcirkel men där ni varje gång pratar om en film eller tv-serie, att ni spelar sällskapsspel, eller tittar på ett TED Talk och efteråt har en diskussion om vad ni kan lära er av det ni såg och hörde.